ビジネスメールの作法を習得して転職活動で起こりがちなミスコミュニケーションを防ぎましょう

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転職活動をはじめるとメールのやり取りは必ず必要になります。
今や求人情報の主流はインターネットですから、メールコミュニケーションがどれだけできるかが、転職活動の結果を左右すると言っても過言ではないでしょう。何故ならメールのやり取りは、最も基本的なビジネススキルですが、その能力の有無が一瞬で見抜かれてしまうからです。

もしこれまでの経験がアルバイトや現場仕事しかない、という場合はパソコンを操作する機会は少なかったかもしれません。だからと言ってビジネスメール能力の有無を多めに見てもらえるわけではないのです。

転職活動が始めれば、新卒でない限り、基本的なメールスキルは採否における重要な見極めのポイントの一つです。そこで今回は転職活動の基本となる、ビジネスメールの作法を紹介しながら、メール上のミスコミュニケーションを防ぐポイントを紹介します。


メール送信前の誤字脱字は毎回必ずチェックしよう

あなたは普段から、メールを送信する前に内容を見返す習慣はありますか。もし普段からそうしている、という場合も転職活動でメールのやり取りが発生した際は見返しましょう。特に誤字脱字には最新の注意を払ってください。

何故なら、採用担当者の気分になって少し考えて頂きたいのですが、もし誤字脱字だらけで「御社で働きたい」という気持ちのこもったメールが送られてきたらいかがでしょうか。その気持ちは汲むかもしれませんが、次の選考ステップに進めようは思いませんよね。

何故なら、この最初のコミュニケーションでミスを犯すような人材は入社後もミスを犯しやすいかもしれない、とネガティブな想像を膨らませてしまうからです。ですから、メールの誤字脱字には最新の注意を払いましょう。最近はMicrosoft/Wordの校正ボタン一つで、誤字脱字チェックができます。特に重要なメールの場合はそういったものも活用していきましょう。

敬語に自信が無い時は調べてから送信しよう

誤字脱字の次に注意すべきポイントは、敬語です。以外と自分だけが正しいと思っていて、実はビジネスメールでは誤りだった、ということがあります。例えば、冒頭の挨拶を〔こんにちは〕や〔こんばんは〕で始めてしまったり。

勿論、そういった少し砕けた挨拶文が絶対に駄目なわけではないですが、関係性ができるまでは基本的に冒頭文は「お世話になります」が基本です。特に転職活動で初めてメールする企業には、そういった基本を守りながらコミュニケーションしていきましょう。また、メール本文を作成していく中でも、この言い回しで合っているかな、とか、この言葉遣いは間違っていないだろうか、そんな疑問が湧く時ってありますよね。

そういった時は、手間かもしれませんが、辞書を引くか、インターネットで調べるか、何らかの確認を行いましょう。そうやってその都度、自信が無いところを確認していくのです。そうすることで、徐々にビジネスメールのスキルも身についてくるのです。

重要な話を電話でした時は必ずメールで履歴を残そう

そして三つめのポイントは電話や対面で話した内容をメールの履歴に残すことです。なぜそれが必要かというと、縁や紹介による転職の場合は、関係性ができているだけに、詳細の契約関係の話がフワフワしたものになりがちです。

口約束だけで話が進む場合があるのです。ですから、重要な話や給料など、特に数字に関する話をした場合は、改めて担当者にメールで詳細を送ってもらうなど工夫して、履歴を残しましょう。そうすることで、入社手続きの際に、聞いていた話と違う、となるのを防げます。

実際に条件の詳細確認をしっかりせず、履歴を残さず初日に出社して、思っていた条件よりも低い条件の雇用契約書が用意されていた、というケースもあるのです。そうなると、お互いにとって良くないですよね。

こういったやりとりは新卒や第二新卒で求人広告を使っている場合、そこまで必要ないかもしれませんが、ビジネスパーソンとしてエビデンス(証拠)を残す癖はつけておいて損はありません。
どんな職種であれ仕事をしていく上で必ず必要な感覚だからです。

ですから、大事な内容もしくは後から、言った言わないの論争になりそうな話は極力メールで文面に残していきましょう。そうすることで、不要なトラブルは避けやすくなるのです。

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